Digitalisierung
Erst verstehen. Dann verbessern.
Wir analysieren gewachsene Arbeitsabläufe, prüfen vorhandene Systeme und entwickeln die technisch sinnvollste Verbesserung – von einer besseren Konfiguration bis zur individuellen Lösung.
Sie müssen nicht wissen, welche Software Sie brauchen. Zeigen Sie uns, wo Arbeit unnötig kompliziert wird.
Der Ausgangspunkt
Digitalisierung beginnt selten mit Software.
Meist beginnt sie mit einem Ablauf, der über Jahre gewachsen ist und heute unnötig viele Zwischenschritte benötigt.
„Unsere Programme arbeiten nicht miteinander.“
„Viele Anfragen landen einfach im E-Mail-Postfach.“
„Freigaben laufen über E-Mail oder Zuruf.“
„Für diesen Ablauf haben wir irgendwann eine Excel-Datei gebaut.“
„Nur eine Person weiß genau, wie dieser Prozess funktioniert.“
Pragmatische Reihenfolge
Nicht jede Digitalisierung braucht neue Software.
Bevor wir etwas neu entwickeln, prüfen wir, ob sich der bestehende Ablauf mit vorhandenen Möglichkeiten sinnvoll verbessern lässt.
So einfach wie möglich. So individuell wie nötig.
- 01
Vorhandene Software besser nutzen
- 02
Einstellung oder Konfiguration verbessern
- 03
Unnötigen Prozessschritt entfernen
- 04
Bestehende Systeme verbinden
- 05
Kleine Automatisierung prüfen
- 06
Passende Standardlösung betrachten
- Danach
Individuelle Lösung, wenn die anderen Wege nicht sinnvoll ausreichen
Unser Vorgehen
So gehen wir vor.
Die Stufen bilden eine Prüfreihenfolge, keinen festen Funnel. Je nach Ausgangslage kann eine kleine Verbesserung bereits ausreichen.
- 01
Verstehen
Wie läuft der Prozess heute, wer ist beteiligt und wo entstehen manuelle Schritte, Rückfragen oder Medienbrüche?
- 02
Vereinfachen
Welche Schritte sind wirklich notwendig und welche vorhandenen Möglichkeiten können besser genutzt werden?
- 03
Verbinden
Können Informationen technisch sinnvoll zwischen bestehenden Systemen übertragen werden?
- 04
Automatisieren
Welche klar definierten, wiederkehrenden Aufgaben lassen sich zuverlässig ausführen?
- 05
Individuell entwickeln
Reichen Standardsoftware und einfache Automatisierung nicht sinnvoll aus, kann eine passende Anwendung entstehen.
Nicht jeder Prozess benötigt jede Stufe. Der sinnvolle Endpunkt kann bereits eine bessere Konfiguration sein.
Passende Größenordnung
Digitalisierung kann klein anfangen.
Der Umfang richtet sich nach dem Prozess, den vorhandenen Systemen und dem tatsächlichen Problem – nicht nach einem vorgegebenen Paket.
Vorhandenes besser nutzen
Software sinnvoller konfigurieren oder einen unnötigen Schritt entfernen.
Daten nicht mehrfach übertragen
Prüfen, ob Anwendungen über vorhandene technische Schnittstellen zusammenarbeiten können.
Wiederkehrende Schritte ausführen
Klar definierte administrative Aufgaben gezielt automatisieren.
Spezifischen Prozess abbilden
Eine Anwendung entwickeln, wenn bestehende Systeme nicht sinnvoll passen.
Typische Anwendungsfälle
Wo Prozesse technisch klarer werden können.
Informationen strukturiert erfassen und an die richtige Stelle weitergeben.
Informationen nicht mehrfach in verschiedene Systeme eintragen.
Entscheidungen nachvollziehbar statt über einzelne E-Mail-Verläufe organisieren.
Dokumente strukturiert erzeugen, ablegen oder zuordnen.
Wiederkehrende Verwaltungsabläufe vereinfachen.
Informationen von Kunden oder Mitarbeitern strukturiert erfassen.
Bestehende Anwendungen verbinden, wenn geeignete Schnittstellen vorhanden sind.
Individuelle Software
Wenn Standardsoftware nicht mehr ausreicht.
Manche Prozesse sind so spezifisch, dass Standardsoftware nur mit unnötiger Komplexität oder vielen manuellen Umwegen funktioniert. Dann kann eine gezielte individuelle Anwendung sinnvoll sein.
Internes VerwaltungstoolMitarbeiteranwendungKundenportalBuchungs- oder AuftragssystemIndividuelle ProzessanwendungSpezifische Schnittstellenlösung
Unabhängig einsteigen
Ein konkreter Prozess reicht als Anfang.
Bei laufend betreuten Kunden entstehen Digitalisierungsideen häufig, weil wir technische Umgebung und Arbeitsweise zunehmend kennenlernen. Sie können ein Digitalisierungsprojekt aber genauso unabhängig von Basis Support oder Business Care starten.
Kostenloser Digital-Check
Eine erste Orientierung in 20–30 Minuten.
Sie sehen ein Problem, wissen aber noch nicht, welche technische Lösung sinnvoll ist? Im kostenlosen Orientierungsgespräch schauen wir gemeinsam auf Ihre Situation und klären einen möglichen nächsten Schritt.
Was Sie mitbringen
Einen Ablauf, eine wiederkehrende Aufgabe oder eine Stelle, an der Arbeit unnötig kompliziert wird.
Was Sie erwarten können
Eine erste Einordnung – keine detaillierte technische Analyse, fertige Lösungsarchitektur oder umfassende Prozessberatung.
Häufige Fragen
Digitalisierung verständlich erklärt.
Die wichtigsten Fragen vom ersten Prozessproblem bis zur möglichen Umsetzung.
Was bedeutet Digitalisierung bei Synced-Service?
Wir betrachten einen bestehenden Arbeitsablauf und suchen die kleinste sinnvolle technische Verbesserung. Das kann eine bessere Konfiguration, eine Verbindung, Automatisierung oder bei Bedarf individuelle Software sein.
Muss ich bereits wissen, welche technische Lösung ich brauche?
Nein. Ein konkretes Problem oder ein unnötig komplizierter Ablauf reicht als Ausgangspunkt. Die passende technische Richtung entsteht erst aus dem Verständnis der Situation.
Entwickelt ihr immer neue Software?
Nein. Wir prüfen zuerst vorhandene Software, Konfigurationen, unnötige Prozessschritte, Standardlösungen und kleinere Automatisierungen.
Könnt ihr bestehende Programme miteinander verbinden?
Das hängt von den eingesetzten Systemen ab. Wir prüfen, welche technischen Schnittstellen vorhanden sind und welche Verbindung sinnvoll umsetzbar ist.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Besonders geeignet sind klar definierte, wiederkehrende Abläufe. Vor einer Umsetzung muss geklärt werden, welche Ausnahmen, Entscheidungen und technischen Abhängigkeiten bestehen.
Können wir mit einem einzelnen Prozess starten?
Ja. Ein abgegrenzter Ablauf ist häufig ein guter Einstieg und kann unabhängig von anderen Leistungen betrachtet werden.
Brauche ich dafür eine laufende IT-Betreuung?
Nein. Digitalisierung kann aus einer laufenden Betreuung entstehen, ist aber nicht daran gebunden.
Was kostet ein Digitalisierungsprojekt?
Der Aufwand hängt vom bestehenden Prozess, den verwendeten Systemen und dem gewünschten Umfang ab. Nach einem ersten Gespräch lässt sich der nächste sinnvolle Analyse- oder Umsetzungsschritt eingrenzen.
Der nächste Schritt
Sie müssen die technische Lösung noch nicht kennen.
Zeigen Sie uns, welcher Ablauf nicht gut funktioniert. Gemeinsam klären wir, welche Verbesserung sinnvoll sein könnte.